A Parlament május 23-án fogadta el az Új Panasztörvényt, az úgynevezett „Whistleblowing”, azaz az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937 EU irányelv implementációját, amely újabb kötelezettséget ró a munkáltatók jelentős részére a visszaélés-bejelentő rendszer létrehozásával kapcsolatban. Az alábbiakban foglaljuk össze az új Panasztörvénnyel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat és cégek előtt álló feladatokat!

Kikre vonatkozik az új szabályozás és mennyi idejük van felkészülni a munkáltatóknak?

Az új Panasztörvény a személyi hatályát az Irányelv rendelkezéseinek megfelelően szabályozza, így az 50 fős foglalkoztatotti létszámot el nem érő kis- és középvállalkozásokat főszabály szerint nem érinti. A törvény hatálya a legalább 50 fős vállalatokra terjed ki, illetve mellettük – létszámtól függetlenül – a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozó cégeket, például a hitelintézeteket, a pénzügyi szolgáltatókat, ingatlanközvetítőket, székhelyszolgáltatókat, nagy összegű készpénzforgalmat bonyolító kereskedőket és könyvelői tevékenységet folytatókat érinti.

A jogszabályban foglalt kötelezettségeiknek a legalább 250 főt foglalkoztató foglalkoztatókank a törvény kihirdetésétől számított 60 napon belül kötelesek eleget tenni, a legalább 50, de legfeljebb 249 főt foglalkoztató cégek esetében 2023. december 17. az erre vonatkozó végső határidő.

Foglalkoztatónak kell tekinteni azokat a szervezeteket, akik foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében természetes személyt foglalkoztatnak, foglalkoztatásra irányuló jogviszony pedig minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi. (pl.: kölcsönzött munkavállaló, egyéni vállalkozó megbízott, gyakornok, stb.)

Milyen kötelezettségei vannak az új Panasztörvény hatálya alá tartozó foglalkoztatóknak?

Az új Panasztörvény alapján a foglalkoztatóknak úgynevezett belső visszaélés-bejelentési rendszert kell létrehozniuk és működtetniük, amelyen keresztül a munkavállalók, szerződéses partnerek és más érintettek biztonságos és anonim módon bejelenthetik az általuk tapasztalt jogellenes cselekményeket, egyéni érdeksérelmeiket, illetve minden általuk észlelt munkahelyi mulasztást és visszaélést.

A foglalkoztatóknak létre kell hozniuk egy belső elkülönített visszaélés bejelentési rendszert, amely magában foglalja a megfelelő eljárásrend kidolgozását, biztonságos és megbízható visszaélés-bejelentési csatorna létrehozását és működtetését, a foglalkoztatottak megfelelő oktatásának és tájékoztatásának lebonyolítását, valamint a panaszok kivizsgálásának eljárásrendjének kidolgozását.

A foglalkoztatók az új Panasztörvénnyel kapcsolatos kötelezettségeik teljesítése tekintetében nagy szabadsággal rendelkeznek és dönthetnek úgy, hogy a beérkező bejelentéseket belsőleg, szervezeten belül kezelik vagy bevonnak egy pártatlan, külső személyt vagy szervezetet. A foglalkoztatók szervezeten belül erre a célra kijelölhetnek egy e feladatkörében nem utasítható személyt vagy szervezeti egységet, mely személy vagy szervezet tekintetében biztosítani kell a pártatlanságot és függetlenséget. A jogszabály lehetővé teszi, hogy a foglalkoztatók a belső visszaélés bejelentési rendszert ne csak saját belő szervezetük, hanem külső, független személy által biztosítsák, amely lehet bejelentővédelmi ügyvéd vagy egyéb külső szervezet is.

Milyen esetekben és hogyan lehet panaszt tenni?

Az új Panasztörvény gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek vélt cselekmény vagy mulasztás bejelentését lehetővé teszi, kezdve például közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, egészen a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig. A bejelenthető magatartások alá pedig nemcsak a jogszabályba ütköző jelenségek tartoznak, hanem a munkáltató belső szabályzatába ütköző magatartások és etikai szabályokba ütköző visszaélések, zaklatások is.

A bejelentő a panaszt írásban vagy szóban, (bármilyen erre létrehozott felületen segítségével) teheti meg. Biztosítani kell, hogy a szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen is megtehesse a bejelentő. Fontos, hogy a belső visszaélés-bejelentési rendszert üzemeltető a bejelentést visszakövethető módon rögzítse, az ügy feltárása során létrejött dokumentumokat és a birtokába jutott adatokat, információkat bizalmasan kezelje, amely adatkezelésre az infó törvény és a GDPR rendelkezések vonatkoznak.

Az új Panasztörvény nagy hangsúlyt fektet a bejelentő személyek védelmére, ezért a foglalkoztatóknak a belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítaniuk, hogy a bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személyek személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentés kivizsgálásáért felelő személy a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztatóval, illetve annak bármely más munkavállalójával csak a vizsgálat lefolytatásához szükséges mértékben oszthat meg. Fontos szabály, hogy panasz megtétele esetén a panasztevőt semmilyen hátrányos (főként munkajogi) következmény nem érheti, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne, mert az intézkedés azonnal jogellenessé válik abban az esetben is, ha az egyébként jogszerű intézkedés lenne.

Milyen lehetőségeket rejt magában a jól kidolgozott belső visszaélés-bejelentési rendszer?

Az EU irányelv, így az új Panasztörvény célja az, hogy a foglalkoztatók átlátható és felelős vállalatirányítási kultúrát alakítsanak ki, amelyben a munkahelyi visszaéléseket, szabálysértéseket és egyéb visszásságokat hatékonyan ki lehet szűrni. Az olyan visszásságok, mint a korrupció, pozícióval valóvisszaélések, zaklatás megfélemlítés vagy sértő viselkedések – különösen abban az esetben, ha, azok feltáratlanok maradnak – olyan kockázatot jelentenek a cégek számára, melyek később akár kézzel fogható pénzügyi veszteségek formájában jelennek meg, illetve a szervezet jóhíre is sérülhet.

A foglalkoztatók számára egy jól szabályozott. biztonságos és bizalmas visszaélési bejelentőrendszer kialakítása lehetővé teszi az ilyen szabálytalanságok és visszásságok hatékony feltárását és azok megfelelő módon történő kezelését. Megfelelő bizalmi rendszer kialakítása lehetővé teszi a visszaélések gyors felismerését, korai kiszűrését és hatékony kezelését, ezzel hozzájárulva a biztonságos és etikai illetve szervezeti szabályok betartására építő munkahelyi környezet kialakításához.

A foglalkoztatók előtt álló kihívás megoldása a fentiek alapján könnyen a szervezetünk előnyére válthat, amelyhez azonban elengedhetetlen a független, biztonságos és bizalmas rendszer kiépítése, így a gyorsaság, hatékonyság és a jogszabályoknak való megfelelés követelményének teljesítésén túl ez is fontos szempont annak mérlegelésében, hogy miként álljunk hozzá az előttünk álló feladathoz. Az imént felsorolt szempontok megfelelő teljesítése érdekében célszerű egy külső szakértő bevonása, aki függetlenül és hatékonyan tudja működtetni a panaszok kezelését és kivizsgálását. Egy hatékonyan működő visszaélés-bejelentő rendszer bevezetése a jogszabályoknak való megfelelésen túl megerősítheti az etikus vállalati kultúrát, erősíti a vállalat kontrollkörnyezetét és elősegíti a szabálysértések, visszaélések és egyéb magatartási visszásságok feltárását, javíthatja továbbá a foglalkoztató külső és belső megítélését is.

Az Új Panasztörvény szabályozása jól láthatóan konkrét és gyorsan elvégzendő feladatok elé állítja a foglalkoztatókat, amely kihívásra mielőbb reagálniuk kell. A belső szabályozás megalkotása adatvédelmi, munkajogi, valamint informatikai problémákat is felvetnek, amely komplex feladatok elvégzéséhez professzionális és gyors segítséget nyújt irodánk szakértő csapata!